狭小なオフィスを、いかに使い勝手よく変えるか。古今東西、多くの企業が悩んできた問題だ。プリンターなどで知られるブラザー販売の東京オフィスでは、若手・中堅社員でプロジェクトチームを結成し、オフィスを全面リニューアルした。生まれ変わった空間は、アイデアや会話を生む仕掛けに満ちている。

ブラザー販売は東京・京橋にあるオフィスを全面リニューアルした。銀座そばの超一等地にある一方、自由度が低い狭小スペースをいかに有効活用するかが課題だった
ブラザー販売は東京・京橋にあるオフィスを全面リニューアルした。銀座そばの超一等地にある一方、自由度が低い狭小スペースをいかに有効活用するかが課題だった

 1908年、ミシンの修理業から始まり、プリンターや家庭用ミシン、産業機械などを幅広く手掛けるブラザーグループ。グループ内で国内マーケティングを担うのが、ブラザー販売(名古屋市瑞穂区)だ。

 その東京オフィスは52年以来、京橋にある。目と鼻の先に銀座が広がり、東京駅、日本橋からも徒歩圏内という超一等地だが、都心にありがちな“狭小ペンシルビル”ならではの悩みを抱えていた。

 「2010年にビルを建て替えたが、それから10年近くたち、いろいろな不具合が出てきた。何とかしなきゃいけない、と思ってきた」と三島勉社長は振り返る。

ブラザー販売の東京オフィスが入るビル。間口が狭く、縦に長い。路面店としてショールームが併設されている
ブラザー販売の東京オフィスが入るビル。間口が狭く、縦に長い。路面店としてショールームが併設されている

 ビルは1、2階にショールームがあり、ブラザー販売のオフィスは、4~7階の4フロア。3階と8、9階は親会社のブラザー工業が管理している。

 この4フロアに約100人の従業員が働いている。狭小ゆえに1フロアに1部門が限界で、階をまたいだ部門間交流はほとんどなかった。「1基あるエレベーター前のホールで少し会うぐらい。同じ会社にいるのかどうかよく分からない状況だった」(三島氏)。挨拶運動などにも取り組んだが、なかなかコミュニケーションは促されなかったという。

 フロアごとに“人口密度”が偏っていることも課題だった。16年度に作成したブラザーグループ中期3カ年計画に基づき、ブラザー販売は「BtoB企業への転換」を掲げ、法人需要の開拓を強化した。結果としてBtoB担当の人数が増え、「特に営業部門は、フロアに入っただけで(人の多さに)少しストレスを感じるほどだった」(三島氏)。会議室が上層階に固まっており、移動が大変という声も多かった。

 さらに「お恥ずかしい話だが、自社製品をあまり活用できていなかった」(三島氏)。スマートフォンで手軽にラベルを作成できる「P-TOUCH CUBE(ピータッチキューブ)」などの整理アイテムを扱っていながら、肝心の自社の整理整頓が行き届いていなかったという。

 こうした数々の問題を解決すべく、社長直轄でプロジェクトチームを結成。若手・中堅クラスの社員を公募し、内田洋行(東京・中央)とタッグを組んで、オフィスの全面リニューアルに踏み切ったのだ。それも広々とした再開発ビルに移転するのではなく、歴史ある京橋の拠点を、そのまま生かすと決断した。社内で聞き取り調査を重ね、半年ほどかけてさまざまな課題を洗い出し、理想的なオフィスについて考えた。

 たどり着いたデザインコンセプトは「Spiral UP(スパイラルアップ)」。らせんを描きながら上昇していくという言葉通り、働き方や自社製品を「ラボ」のように試しながら、新しいアイデアやイノベーションを生みだせる空間づくりを目指した。そのためには、無駄なスペースをどれだけ排除できるかに懸かっていた。

オフィスの収納量を12.7%削減、会話エリアを大拡張

 まずは、固定席を廃止した。部門長など、ごく一部の社員を除き、完全フリーアドレス制に舵(かじ)を切った。出張者用の席もなくし、在席アプリを活用してオフィスの稼働率を常に「見える化」した。

 さらに、「BRAdmin(ビーアールアドミン)」という自社のツールを活用し、プリンターを各フロア管理から、オフィス全体での一括管理に改めた。これにより、印刷枚数も「見える化」され、コスト意識の徹底につながった。

 さらに、ピータッチキューブで備品をきめ細かくラベリングし、整理収納アドバイザーの西口理恵子氏監修のもと、共有荷物の整理にも取り組んだ。結果、リニューアル前と比べてオフィス内の収納量を12.7%削減することに成功。さらに、空いたスペースをうまく活用することで、社員間のコミュニケーションを生む場所を1.8倍に広げた。

備品のラベリングや見せる収納を随所に取り入れ、無駄なスペースを排除した
備品のラベリングや見せる収納を随所に取り入れ、無駄なスペースを排除した

 懸案だった人員構成の偏りも、5階のビジネスソリューション事業部を「ソリューション推進部」と「ビジネスソリューション営業部」に分けてそれぞれ4階と5階に振り分けることで解消を図った。さらに、各階に会議室や打ち合わせスペースをちりばめることで、フロア間の移動をなくした。

フロアごとの部署構成を見直し、人員の偏りを解消した(ブラザー販売の資料より抜粋)
フロアごとの部署構成を見直し、人員の偏りを解消した(ブラザー販売の資料より抜粋)

 目を引くのは、中間階となる6階の使い方だ。全社員が集える場として、小上がりのリフレッシュエリアを設け、本物の植物によるオブジェや、アロマによる香りの演出で、落ちつく空間に仕上げた。

6階の窓際には、小上がりのリフレッシュエリアを設けた
6階の窓際には、小上がりのリフレッシュエリアを設けた
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